Обзор финансового положения организации привёл меня к необходимости разобраться, в чём же состоит разница между деятельностью по привлечению новой публики в прошлом и этой же деятельностью в настоящее время. В результате я обнаружил, что существенное изменение, похоже, произошло тогда, когда мы освободили штатных одиторов от обязанности писать письма потенциальным клиентам и переложили эти обязанности на специального терминала – «регистратора по письмам». На самом деле внесению этого конкретного изменения предшествовал тот факт, что одиторы стали меньше писать потенциальным клиентам. Это произошло тогда, когда в отдел обучения, отдел процессинга и отдел продажи книг были назначены администраторы. Раньше эту работу полностью выполняли штатные одиторы, и публика, очевидно, охотнее отвечала на письма, написанные штатными одиторами, нежели на письма, написанные регистраторами по письмам. В прошлом делалась масса критических замечаний по поводу того, что штатные одиторы пишут письма, однако большая часть этих замечаний исходила из самой организации – публика не выражала какого-либо особого протеста. Однако в данный момент публика выражает протест – они, очевидно, возражают против того, чтобы писать письма посту в организации, а не терминалу, у которого есть имя. Штатные одиторы удовлетворяли этому конкретному требованию: каждый день они писали письма разного рода людям, выделяя на это час своего времени.

Поэтому, не ослабляя существующие линии отдела продвижения услуг и регистрации, мы вновь введём эту обязанность для штатных одиторов во всех организациях: они будут писать письма людям, чьи имена есть в центральном файле, после того как закончат сессию.

Недостатком той программы было то, что мы не обучали одиторов тому, как писать письма. Следовательно, теперь у нас должна быть программа для обучения тому, как писать письма публике. Но помните, что сотрудники организации были единственными, кто активно выражал недовольство по поводу писем, которые собственноручно писали штатные одиторы. Жалоб от публики приходило очень мало.

Другая трудность возникала из-за совещаний одиторов, которые длились так долго, что они вообще не имели возможности заняться письмами. Ну что же, дни усиленного обучения штатных одиторов остались в прошлом, даже несмотря на то, что им всё ещё необходимо обучаться. Поэтому мы должны сократить время длительных совещаний, проводимых начальником отдела процессинга с одиторами в конце рабочего дня. Это не значит, что одиторы не должны отчитываться перед начальником отдела процессинга. Они могут отчитаться индивидуально и уйти.

Иногда мы сталкивались с проблемой отсутствия помещений для этой работы. Чтобы штатные одиторы могли заниматься этой работой, в секции центрального файла устанавливались очень маленькие столы или же длинные столы, и это было успешным действием. Другим недостатком была система, по которой одиторы писали письма; некоторые начинали с начала центрального файла, некоторые – с конца, некоторые – с середины, а в результате тем людям, чьи имена находились в начале, в середине и в конце центрального файла, писали слишком много раз, при этом упускались из виду остальные. Чтобы справиться с этим (поскольку теперь у нас есть системы файлов с адресами), мы делим страну на части и используем ЦФ, папки в котором расположены по географическим областям. Мы можем отпечатать полный набор карточек в файлах адресов и затем разбить его на части так, чтобы одной областью занимался один одитор. Единственный недостаток этой системы состоит в том, что какая-то определённая область передаётся в ведение одному одитору, и, по существу, как кто-то сказал, ему даётся возможность построить свою практику. На данный момент я не думаю, что это плохо, поскольку центральной организации в конце концов придётся учреждать центры, и у нас может быть понимание, что человеком, который учредит в какой-либо области подконтрольный МАСХ центр, в конечном счёте будет штатный одитор, успешно работавший с данной областью. Это способствует хорошему распределению входящей почты. Благодаря тому, что у нас имеется схема с именем одитора в каждой географической области, мы можем отдавать одиторам все письма из этой области, и люди будут получать корреспонденцию от одного и того же человека. Публике нравится писать одному и тому же человеку – дела у нас шли лучше, когда штатные одиторы писали письма людям из района деятельности. Так что давайте снова введём эту программу.

Кроме того, штатные одиторы по понедельникам и пятницам или субботам выполняли всю работу, относящуюся к тестированию. Те, кто не нужен был для работы с тестами, писали письма. Мы должны вернуться к этому, упразднив подразделение, занимающееся тестированием, и передав эту деятельность обратно штатным одиторам. Люди, которые в данный момент занимаются администрированием по тестам, могут быть использованы где-нибудь ещё. Сейчас не существует администратора по тестированию и администратора по обучению.

Давайте испробуем это как средство повышения дохода и уменьшения общего количества подразделений.